Adjointe administrative ou adjoint administratif à la sous-ministre associée- 40 heures par semaine - #383738

Renseignements généraux

Vous souhaiteriez exercer un emploi dans un ministère qui se démarque?

Nous avons une place pour vous dans notre belle équipe!

Adjointe administrative ou adjoint administratif à la sous-ministre associée – 40 heures par semaine

Un emploi régulier est à pourvoir au 2525, boulevard Laurier à Québec

Ministère de la Sécurité publique : Sous-ministériat des services à la gestion (SMSG).

L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel).

Notre grande mission : Assurer la sécurité du Québec par la prévention, l’intervention et le partenariat.

Nos mandats : Le sous-ministériat des services à la gestion offre des services spécialisés à l’ensemble du ministère de la Sécurité publique ainsi qu’à certains organismes relevant de la ministre, en matière de ressources humaines, financières, matérielles, immobilières, informationnelles et sécurité de l’information ainsi qu’en performance.

Vos prochains défis avec nous : Sous l’autorité de la sous-ministre associée aux services à la gestion, la personne titulaire de l’emploi soutient et assiste sa supérieure afin de la dégager de certaines contingences quotidiennes par la coordination des activités administratives découlant des mandats du sous-ministériat . La personne titulaire doit notamment :

• Prévoir, contrôler et assurer une gestion efficace des demandes entrantes et sortantes en participant notamment au suivi des requêtes traitées par l’équipe du bureau de la sous-ministre associée (BSMA). À cet effet, elle a un rôle névralgique dans le cheminement des demandes, puisqu’elle s’assure d’obtenir toutes les informations pertinentes, en plus d’assurer la conformité administrative et de bien rediriger les demandes vers les directions générales concernées;
• Concevoir de nouvelles méthodes de travail afin de normaliser les activités des différentes directions générales.
• Agir à titre d’utilisateur spécialiste du système de suivi des dossiers ministériels (SDM);
• Collaborer quotidiennement avec les intervenants des directions générales découlant de ses fonctions de coordination administrative,
• Détenir des connaissances approfondies dans chacun des secteurs d’activités du BSMA afin d’évaluer adéquatement les demandes;
• Agir comme la personne-ressource et la référence par rapport aux normes et procédures administratives.
  
  

Dans le cadre de ses fonctions, elle a la responsabilité de prendre en charge le suivi complet de certaines requêtes adressées au BSMA, notamment elle doit :

• Prendre connaissance des requêtes, en jugeant des priorités et des suites à donner;
• Fixer les échéanciers, acheminer les demandes au secteur concerné et assurer le respect des délais;
• Analyser l’information reçue lorsque la demande est traitée par la direction générale;
• Demander les modifications qu’elle juge nécessaires, le cas échéant.
  
  

De plus, elle sera appelée à coordonner différents volets techniques et administratifs du BSMA, afin d’assurer son bon fonctionnement, notamment dans les dossiers suivants :

• Le cheminement de demandes d’accès, de matériel et de logiciels pour le personnel du BSMA;
• La gestion de l’assiduité, le calendrier de vacances, le suivi des évaluations du rendement;
• Les processus en lien avec la dotation des emplois,
• Le suivi des dépenses, le traitement des factures;
• Le processus de prévision budgétaire et de répartition budgétaire;
• La gestion documentaire pour le BSMA.
  
  

À titre d’adjointe administrative de la SMA, elle assiste étroitement sa supérieure dans le processus de cheminement des autorisations, en assurant les vérifications et le contrôle de la qualité des dossiers présentés pour signature de la SMA, et ce, dans le respect des normes, politiques et directives s’y rattachant. La personne titulaire de l’emploi agit comme proche collaboratrice de la SMA, en effectuant diverses tâches de soutien administratif nécessaire aux activités de la SMA, dont la coordination et la planification de l’agenda, la préparation des rencontres, le traitement de la correspondance reçue ou encore de la révision et mise en page de documents.

La personne titulaire de l’emploi soutient également par extension au rôle d’appui à la SMA, les professionnelles du BSMA en matière de reddition de comptes, de traitement des demandes d’accès à l’information, etc.

Échelle de traitement : De 51 220 $ à 71 925 $*

Il s’agit de l’échelle de traitement pour un horaire majoré à 40 heures par semaine.

• Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor .
  
  

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 40 heures.

Profil recherché

La personne désirant occuper ce poste doit :

• Détenir un diplôme d’études collégiales techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• La personne qui détient un diplôme d’études collégiales non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.
• Avoir au moins cinq années d'expérience dans l'exercice d'attributions de la classe de technicien en administration, à ce titre ou à un titre équivalent.
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• La personne retenue pourrait devoir satisfaire aux exigences d’une enquête de sécurité.
  
  

Autres éléments du profil recherché :

La personne titulaire de l’emploi est organisée, structurée, fait preuve de rigueur et a un sens des responsabilités très développé. Son esprit d’équipe, son engagement et sa collaboration la démarquent. Elle démontre de l’initiative, de la créativité, de l’ouverture, de la polyvalence et de l’autonomie. Elle compose bien avec les urgences en traitant simultanément plusieurs dossiers tout en faisant preuve de beaucoup de rigueur. Ses communications, tant orales qu’écrites, sont excellentes. Étant impliquée dans des dossiers nécessitant discrétion et diplomatie, elle sait user de tact dans ses interactions. Par son dynamisme et sa personnalité, elle favorise la collaboration entre les divers intervenants des différentes directions générales. Sa gestion des mandats est adaptée aux priorités, aux imprévus et aux échéanciers souvent serrés. Elle possède une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite et doit avoir une bonne connaissance et maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel). Elle est ouverte aux changements. Elle est enthousiaste à l’utilisation de nouvelles technologies dans le cadre de son emploi.

Modalités d'inscription

Le défi vous intéresse?

Période d'inscription: Du 3 au 16 mai 2024, à 23 h 59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Prenez note que l’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Seuls les renseignements contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.

Important : Afin de valider votre admissibilité à l’emploi, nous vous demandons de déposer à votre dossier de candidature, une copie de vos diplômes ainsi qu’une copie de votre évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché ». C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Québec

Informations sur le processus de sélection : [email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi : Madame Marie-Michèle Poirier, Adjointe exécutive [email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’ accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.