Coordonnateur Finance & Administration - #453105

COORDONNATEUR FINANCE ET ADMINISTRATION

L’OPPORTUNITÉ

Scalia est à la recherche d'un Coordonnateur Finance et Administration pour se joindre à notre équipe alors que nous travaillons à réaliser notre vision de réinventer 18 quartiers d'ici 2040. Ce rôle est essentiel pour soutenir notre département des finances en gérant les agendas, en facilitant la communication interne et externe, en organisant des réunions, en supervisant la gestion des documents et en assurant la conformité aux procédures financières.

RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction du département :

• Assurer la gestion et la planification des calendriers de la VP Finance, de la Directrice FP&A et du Directeur Comptabilité ;  
• Organiser les réunions, comités et rencontres : coordonner les horaires, rédiger les ordres du jour et préparer la documentation nécessaire ;
• Gérer les courriels et les correspondances.

Gestion documentaire et administrative :

• Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou transmettre divers documents (lettres, notes de service, rapports, etc.) ;
• Concevoir des présentations PowerPoint et participer à la documentation des procédures financières ;
• Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux, assurer leur diffusion aux parties prenantes et effectuer le suivi des actions à poser ;
• Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents.

Soutien opérationnel au département de Finance :

• Maintenir à jour la banque de données des contacts internes et externes ;
• Gérer les accès SharePoint pour les partenaires internes/externes et assurer la mise à jour des dossiers ;
• Servir de point de contact pour les communications avec les partenaires et collaborateurs internes/externes ;
• Gérer les accès gouvernementaux (fédéral et provincial) pour les différentes entités de l’organisation ; 
• Mettre à jour et suivre divers outils administratifs : feuilles de temps, formulaires d’arrivée/départ, compte de dépenses, calendriers partagés, liste de suivi auprès des vérificateurs (PBC List).

LE CANDIDAT

• Diplôme en études en secrétariat et/ou en administration de bureau;
• Capacité exceptionnelle à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément;
• Capacité à travailler efficacement avec diverses parties prenantes;
• Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions efficaces;
• Flexibilité pour s'ajuster aux priorités changeantes tout en maintenant la productivité;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.

Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment, en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.

Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

www.scalia.ca

Note: L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture

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FINANCE & ADMINISTRATION COORDINATOR

THE OPPORTUNITY

Scalia is seeking a dynamic Finance and Administration Coordinator to join our team as we work towards our vision of reinventing 18 neighbourhoods by 2040. This role is integral to supporting our Finance department by managing agendas, facilitating internal and external communication, organizing meetings, overseeing document management, and ensuring compliance with financial procedures.

RESPONSIBILITIES

Departmental Leadership Support :

• Manage and coordinate the calendars of the VP of Finance, Director of FP&A, and Director of Accounting;
• Organize meetings, committees, and other gatherings: coordinate schedules, draft agendas, and prepare necessary documentation;
• Manage emails and departmental correspondence.

Document and Administrative Management :

• Draft, edit, format, translate, and transmit various documents (letters, memos, reports, etc.);
• Create PowerPoint presentations and contribute to the documentation of financial procedures;
• Write meeting minutes and summaries, ensure their distribution to relevant stakeholders, and follow up on action items;
• Ensure proper filing, confidentiality, and integrity of all documents.

Operational Support to the Finance Department:

• Maintain and update the internal and external contact database;
• Manage SharePoint access for internal and external partners and ensure file updates;
• Act as a point of contact for communications with internal and external stakeholders;
• Manage federal and provincial government access for the organization’s various entities;
• Maintain and update various administrative tools such as timesheets, onboarding/offboarding forms, expense reports, shared calendars, and audit tracking lists (PBC List).

THE CANDIDATE

• Diploma in Secretarial Studies and/or Office Administration;
• Exceptional ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously;
• Ability to work effectively with diverse stakeholders;
• Ability to identify issues and propose effective solutions;
• Flexibility to adjust to changing priorities while maintaining productivity;
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Proficiency in French and English, both spoken and written.

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.

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