Assistant(e) de direction, Local / EXECUTIVE ASSISTANT, Local - #451198

RÉSUMÉ DU POSTE 

En tant qu'assistant(e) de direction chez Bain & Company, vous effectuerez des tâches administratives diversifiées pour une équipe de hauts dirigeants située à Montréal, au Canada et aux États-Unis, notamment la correspondance écrite et orale, la gestion des réunions et du calendrier, la coordination et l'organisation des déplacements, les rapports hebdomadaires et mensuels sur le temps et les dépenses, les présentations graphiques et d'autres tâches connexes, selon les besoins. Travailler avec d'autres assistants de direction et de gestion dans un environnement d'équipe hybride et collaboratif afin de fournir un soutien et une couverture de haut niveau au personnel de direction de Bain. La communication fréquente, le travail d'équipe et la collaboration avec d'autres domaines de la fonction commerciale sont essentiels à la réussite. 

Le rôle de l'assistant de direction local est hybride, avec une exigence minimale de 3 jours de travail complets par semaine au bureau. Les jours pendant lesquels l'assistant de direction local travaillera au bureau seront fixés en consultation avec son gestionnaire de programme. Ces jours peuvent être modifiés en fonction des besoins professionnels ou autres, mais il est attendu que les jours de travail au bureau soient constants et non variables. On attend de l'assistant de direction local qu'il vienne au bureau, qu'il soutienne le personnel et les besoins de l'entreprise, qu'il planifie, coordonne et soutienne en temps réel les réunions et les événements, et qu'il contribue à la culture du bureau local en étant un représentant professionnel et fiable du programme d'assistant de direction/assistant manager, en participant aux événements du bureau, aux rassemblements des groupes d'affinité, et plus encore. 

Le titulaire de ce poste apportera son soutien à trois membres de l'équipe de direction et contribuera régulièrement aux initiatives plus générales du bureau et de l'entreprise. Ce poste est considéré comme étant d'environ 40 heures par semaine, avec des heures supplémentaires occasionnelles.  

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES 

•    Coordonner des agendas complexes et programmer des réunions avec les parties prenantes internes et externes. Résoudre rapidement les conflits de calendrier et classer les problèmes par ordre de priorité afin d'assurer une gestion efficace du temps ; communiquer de manière proactive les changements de calendrier à l'équipe de direction et répondre aux changements de calendrier en assurant un suivi rigoureux.

•    Coordonner l'organisation détaillée des voyages avec l'équipe de Bain Travel (avion, hôtel, voiture, etc.) en fonction des besoins professionnels et des préférences personnelles. 

•    Soumettre des notes de frais fréquentes et détaillées ; gérer activement le processus d'audit afin de garantir le remboursement correct des frais professionnels.

•    Collaborer efficacement avec tous les membres du programme régional d’assistant de direction, ainsi qu'avec les collègues de Bain dans l'ensemble de l'entreprise, afin de coordonner et de confirmer les réunions et d'agir en tant que pair et représentant de Bain. Vous travaillez en partenariat avec les membres de l'équipe à distance et le personnel du bureau local pour veiller à ce que les besoins sur place des dirigeants et des parties prenantes soient satisfaits.

•    Fournir de manière proactive et constante un soutien au bureau, ce qui peut inclure, sans s'y limiter, la coordination de la logistique des réunions et des ateliers, la gestion de l'installation des salles et des détails des réunions, la liaison avec les clients, la gestion des demandes de restauration et de ramassage des aliments, le soutien à la réception, la gestion des réservations de bureaux et la résolution des conflits d'espace, l'aide aux autres départements pendant les périodes de pointe (recrutement, services de bureau, événements, talents), et agir en tant que ressource de premier recours pour les besoins de l'équipe de direction.

•    Adhérer pleinement au modèle de travail hybride en assurant une présence régulière et cohérente dans les bureaux et en étant disposé à fournir une couverture et un soutien fréquents pour les besoins des bureaux.

•    Apporter un soutien aux autres collègues assistants à la direction, collaborer avec l'équipe pour bien comprendre les tâches en cours et les priorités.

•    Coordonner le processus de lancement des projets, notamment en collaborant avec l'équipe finance pour obtenir les codes de facturation, planifier les réunions de travail et communiquer avec l'équipe chargée du projet afin de bien comprendre les échéances importantes.

•    Communiquer avec l'équipe chargée du dossier concernant les changements d'horaire et de déplacement, tenir l'équipe de direction informée grâce à des mises à jour fréquentes et proactives, et agir en tant que partenaire de confiance en identifiant et en proposant des solutions aux changements d'horaire et de déplacement dès qu'ils surviennent ; assister à la réunion de lancement de l'équipe chargée du dossier et à toute autre réunion pendant le dossier si cela est approprié et jugé nécessaire par l'équipe de direction.

•    Contribuer positivement à la culture de l'équipe d'assistant de direction en jouant un rôle actif dans la formation des nouveaux membres de l'équipe et en aidant à la planification d'événements ; participer aux activités liées à l'équipe et servir de modèle conforme aux principes opératoires.

•    Organiser les réunions de l'équipe de direction, y compris la réservation des salles de conférence et la commande des repas ; pour les réunions en présentiel, cela nécessitera une collaboration et une coordination avec le personnel administratif sur place afin de gérer la logistique et d'assurer le bon déroulement de tous les détails.

•    Soutenir de manière proactive l'équipe de direction dans la gestion de ses relations en enregistrant de nouveaux contacts dans le CRM et en veillant activement à l'exactitude des informations de contact dans le CRM. Maîtriser le système CRM en participant à des sessions de formation et en collaborant avec l'équipe marketing mondiale/locale sur les audits de contacts, les campagnes de données et d'autres efforts de gestion des relations.

•    Soutenir divers programmes et initiatives internes selon les besoins ou les missions assignées, notamment l'organisation d'événements pour les équipes chargées des dossiers, de réunions hors site et d'autres événements parrainés par l'entreprise.

•    Effectuer d'autres tâches connexes selon les demandes ou les responsabilités. 

QUALIFICATIONS

•    Bilinguisme anglais/français : le candidat retenu pour ce poste doit être bilingue. La maîtrise du français et de l'anglais (à l'oral et à l'écrit) est requise pour exercer les fonctions et assumer les responsabilités liées à ce poste, et ce, pour les raisons suivantes :

o    Le poste nécessite des interactions régulières avec les collègues de l'entreprise, la direction et les clients basés à l'extérieur du Québec, à l'échelle nationale et internationale.

o    Le poste nécessite l'utilisation de logiciels ou de technologies disponibles uniquement en anglais.

o    Ce poste nécessite de participer à des sessions de formation nationales, régionales ou mondiales disponibles uniquement en anglais.

•    Diplôme de l'enseignement supérieur ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.

•    Au moins cinq ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction.

•    Excellentes compétences en communication écrite et orale ; capacité à adapter efficacement son approche au style et aux préférences de l'équipe de direction.

•    Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement hybride et en tant que membre à part entière d'une équipe d'assistants locaux et virtuels.

•    Solides compétences organisationnelles, souci du détail et compétences en gestion du temps

•    Capacité avérée à respecter les délais, à hiérarchiser les tâches, à mener plusieurs tâches de front et à traiter des informations hautement confidentielles.

•    Maîtrise approfondie de Microsoft Windows, Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

•    Très motivé ; sens de l'initiative, forte orientation vers le service à la clientèle et compétences interpersonnelles.

•    Capacité à mettre en œuvre les commentaires (formels et informels) afin de garantir que chaque membre de l'équipe de direction bénéficie d'un soutien de haut niveau et personnalisé en fonction de ses préférences individuelles et de son style de travail.

•    Capacité avérée à travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe ; comprend et respecte les principes de fonctionnement de Bain à tout moment.

POSITION SUMMARY

As a Bain & Company Executive Assistant, you will perform diversified administrative duties for a team of senior leaders located in Montréal, across Canada and the US and, including written and verbal correspondence, meeting and calendar management, coordination and arrangement of travel schedules, weekly and monthly time and expense reporting, graphic presentations and other related duties as required. Work with other Executive and Manager Assistants in a collaborative and hybrid team environment to provide as high-level support/coverage as possible to Bain’s management staff. Frequent communication, teamwork, and collaboration with other Business Function areas are critical for success.

The Local Executive Assistant role is hybrid with a minimum requirement of 3 full workdays per week in-office. The days in which a local EA will work in-office will be set in consultation with their program manager.  These days may be altered due to business or other needs, but the expectation is that in-office workdays will be consistent and not variable.  The Local Executive Assistant is expected to come into the office, support office staff and business needs, provide planning, coordination and real-time support for meetings and events, and add to local office culture by serving as a professional and reliable representative of the Executive Assistant/Manager Assistant program, participating in office events, affinity group gatherings, and more.  

This role will support three members of the leadership team and regular contributions towards broader office and firm initiatives are expected. This role is considered approximately 40 hours/week with occasional overtime. 

RESPONSIBILITIES & DUTIES

•    Coordinate complex calendars and schedule meetings with internal and external stakeholders. Resolve scheduling conflicts quickly and prioritize issues to ensure an effective time management approach; proactively communicate calendar changes to leadership team and respond to calendar changes with strong follow-through

•    Coordinate detailed travel arrangements with Bain Travel team including air, hotel, car, etc. as business needs and personal preferences dictate

•    Submit frequent and detailed expense reports; actively manage audit process to ensure proper reimbursement of business expenses

•    Collaborate effectively with all members of the EA/MA regional program, as well as Bain colleagues across the firm, to coordinate and confirm meetings and serve as an at-cause peer and Bain representative. Partner with remote team members and local office staff to ensure onsite needs for leadership and stakeholders are met

•    Proactively and consistently provide in-office support, which may include but is not limited to coordinate meeting and workshop logistics, manage room set-up and meeting details, serve as a client liaison, own catering and food pick-up requests, provide reception support, manage office reservations and space conflict resolution, help other departments during surge periods (Recruiting, Office Services, Events, Talent), and operate as a go-to resource for leadership team needs

•    Fully adhere to hybrid working model with regular and consistent in-office presence and willingness to provide frequent coverage and support for in-office needs

•    Provide back-up support to other EA colleagues, collaborate with team to maintain good understanding of pending tasks and priorities

•    Coordinate case start-up process including teaming with Finance to obtain billing code, scheduling start-up meetings and communicating with case team to fully understand key deadlines

•    Communicate with case team regarding schedule and travel changes, keep the leadership team informed through frequent and proactive status updates, and act as a trusted thought partner by identifying and providing solutions to schedule and travel changes as they arise; attend case team kick-off meeting and any other meetings during the case if appropriate and deemed necessary by the leadership team

•    Positively contribute to EA/MA team culture by playing an active role in training new team members and assisting in planning events; participate in team related activities and act as a role model consistent with Operating Principles

•    Organize meetings for leadership team to include conference room scheduling and ordering meals; for in-person meetings this will require collaboration and coordination with on-site office support to manage logistics and ensure seamless execution of details

•    Proactively support the leadership team in their relationship management by entering new CRM contacts and actively maintaining the accuracy of CRM contact information. Achieve mastery of the CRM system through attendance of training sessions and partnering with the global/local marketing team on contact audits, data campaigns and other relationship management efforts

•    Support a variety of internal programs and initiatives as required or assigned including organizing case team events, offsite meetings and other company sponsored events

•    Perform other related duties as requested or as responsibilities dictate 

QUALIFICATIONS

•    Bilingualism English / French language: the successful candidate for this position must be bilingual. Fluency in French and English (verbal and written) is required to perform the duties and responsibilities of the position for the following reasons:

o    The role requires regular interactions with company colleagues, leadership, and clients based outside of Québec, nationally and internationally

o    The role requires using software or technology available only in English

o    The role requires attending national, regional or global training sessions available only in English

•    Associate degree or equivalent combination of training and experience

•    A minimum of five years direct executive assistant experience

•    Outstanding written and verbal communication skills; ability to effectively alter approach to match leadership team style and preference

•    Ability to work independently and collaboratively in a hybrid environment and as an integral member of a local and virtual assistant team

•    Strong organizational skills, meticulous attention to detail and time management skills

•    Demonstrated ability to meet deadlines, prioritize assignments, juggle multiple tasks simultaneously and deal with highly confidential information

•    Strong proficiency in Microsoft Windows, Outlook, Word, Excel, and PowerPoint

•    Highly motivated; self-starter, strong customer service focus and interpersonal skills

•    Ability to action feedback (formal and informal) to ensure that each leadership team member receives high-level, tailored support based on their individual preference and working style

•    Proven ability to work cooperatively with other team members; understands and adheres to Bain’s Operating Principles at all times