Adjoint(e) de direction, Chaîne d'approvisionnement - #446846

Job Description

À titre d'Adjoint(e) de direction, Chaîne d’approvisionnement, vous serez responsable de la coordination de l’ensemble des activités administratives du département de la chaîne d’approvisionnement afin de soutenir les activités quotidiennes de l’équipe de la direction (directeurs et vice-présidents).

Plus spécifiquement, vous aurez à :

• Gérer les communications avec les fournisseurs en répondant aux courriels reçus dans une boîte aux lettres partagée.
• Tenir à jour le registre des fournisseurs inactifs qui souhaitent faire affaire avec Davie.
• Gérer la base de données des fournisseurs actifs en mettant à jour les dossiers lorsque des changements sont communiqués au département de la chaîne d’approvisionnement (ex. : nom légal, coordonnées bancaires, adresse).
• Veiller au suivi des budgets annuels approuvés et signaler tout écart (entre les prévisions et les résultats réels) aux directeurs et aux vice-présidents.
• Gérer le rapprochement des dépenses liées aux cartes de crédit d’entreprise ainsi que les demandes et les reçus des fournitures de bureau.
• Coordonner l’organisation des visites et des présentations sur le chantier pour les équipes de la direction et de l’approvisionnement (liées aux appels d’offres), en collaboration avec la sécurité, les parties prenantes internes et les autres équipes concernées.
• Superviser les activités d’intégration des nouveaux employés, y compris la préparation des bureaux et des postes de travail, les demandes d’équipement informatique, l’accès aux bâtiments et tous les autres aspects liés à l’intégration.
• Fournir un soutien pour diverses tâches administratives liées au processus d’approvisionnement, notamment la révision et la mise en forme des documents finaux (le contenu demeure la responsabilité des spécialistes en approvisionnement).
• Offrir un soutien à la mise en page et à la révision grammaticale de divers documents.
• Préparer et coordonner la documentation relative aux projets, notamment les contrats, les ententes, les bons de commande, les listes d’actions et les comptes rendus de réunion.
• Élaborer des présentations PowerPoint pour accompagner les réunions récurrentes.
• Effectuer toute autre tâche demandée par l’équipe de la direction de la chaîne d’approvisionnement afin de soutenir l’efficacité du département.
• Gérer l’agenda, les rendez-vous et les appels de la Vice-présidente, Chaîne d’approvisionnement.
• Organiser les déplacements et l’hébergement, au besoin.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de votre supérieure immédiate.
  
  
  

Qualifications :

• Diplôme en secrétariat ou en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout.
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ou connexe, de préférence dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement ou des achats.
• Bilinguisme est essentiel.
• Solides capacités organisationnelles et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Souci du détail et de la précision.
• Familiarité avec les logiciels et les bases de données de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Esprit orienté vers le client et engagement envers l’excellence du service.
• Capacité à traiter les informations confidentielles avec discrétion.
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à proposer et à mettre en œuvre des solutions efficaces.
• Flexibilité pour s’adapter aux changements de priorités et de délais.
• Pour être retenu(e), vous devrez obligatoirement vous soumettre et réussir le processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral.
  
  
  

About Us

Fondé en 1825, Davie est le plus grand chantier naval au Canada. Nous construisons et réparons des navires spécialisés et essentiels pour des clients gouvernementaux et commerciaux.

Travailler chez Davie, c’est vivre l’immensité au quotidien et prendre part à une aventure où chaque projet aboutit à une œuvre monumentale. C’est relever des défis de taille avec détermination, créativité et passion.

Faire partie de Davie procure un profond sentiment de fierté. Il ne s’agit pas seulement de mener des projets d’envergure, mais aussi de repousser les limites et d’innover pour réaliser quelque chose de bien plus grand que soi.

Chez Davie, on ose le grandiose!