Assistante, assistant à la gestion des programmes multidépartementaux (SBL03) - Faculté des arts (0600) (38240) - #384085

Titre du poste : Assistante, assistant à la gestion des programmes multidépartementaux (SBL03)

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des arts (0600)

Groupe d'emploi : Bureau

Statut : Emploi provisoire pour une période de trois (3) mois avec possibilité de prolongation

Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Pavillon : J : Judith-Jasmin

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente

Autres : Connaissance d'un logiciel de traitement de textes (Word 60 %). Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 26.01 $ et 36.65 $

Classement salarial : 7

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne accueille, renseigne et conseille la clientèle étudiante et assiste la personne désignée dans le cadre d'activités administratives associées à la gestion des programmes d'études avancées multidépartementaux. Elle assure le soutien clérical nécessaire au fonctionnement des programmes auxquels elle est associée.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE :

Cette personne :

• Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
• Accueille et renseigne, par téléphone ou en personne, la clientèle étudiante sur leur cheminement académique, les programmes d'études et de bourses ainsi que sur les politiques, règlements et procédures qui y sont associés; assure le suivi administratif relié aux demandes de bourse d'études;
• Prépare, aux fins d'étude, les dossiers des candidates, candidats ayant présenté une demande d'admission; les convoque en entrevue et achemine les décisions du comité de sélection à l'unité administrative concernée;
• Collabore à l'organisation des séances d'inscription; assiste la personne désignée dans la vérification du choix de cours et des contraintes associées au cours et au cheminement académique des étudiantes, étudiants; lui transmet, aux fins de signature, les formulaires d'inscription et de modifications d'inscription; coordonne les inscriptions de la clientèle étudiante provenant des différentes universités impliquées;
• S'assure, auprès de l'unité administrative concernée, de l'adéquation des relevés de notes des étudiantes, étudiants avec leur dossier; ajuste, lorsque requis, la moyenne cumulative et transmet à la personne désignée, aux fins d'étude et de signature, les cas de restriction à la poursuite des études et d'exclusion et assure le suivi administratif de ses décisions;
• Vérifie si les dossiers des étudiantes finissantes, étudiants finissants répondent aux exigences académiques de leur programme respectif; prépare et transmet, aux fins de signature, à la personne désignée, les formulaires d'approbation de fin de scolarité et les achemine aux instances concernées aux fins d'émission de grades ou de diplômes;
• Tient à jour les dossiers des étudiantes, étudiants conformément aux règlements des études avancées et les renseigne sur l'état de leur dossier; reçoit, vérifie et traite des demandes telles que absence, équivalence, substitution et annulation de cours ou les transmet à la personne désignée aux fins de signature et les achemine à l'unité administrative concernée; assure le suivi des dossiers de la clientèle étudiante admise sur une base conditionnelle;
• Assure, conformément aux règlements des études avancées ou aux règlements des programmes, le suivi administratif afférent à la rédaction des thèses et mémoires ainsi qu'à l'évaluation d'autres activités tels que rapport de stage, lecture dirigée et activité de synthèse; concilie les disponibilités et convoque les étudiantes, étudiants et le jury lors de la soutenance de thèse et achemine les documents pertinents aux instances concernées aux fins d'émission de diplômes;
• Participe et coordonne, en collaboration avec les intervenantes, intervenants impliqués, la réalisation des activités associées à l'organisation des sessions de son unité telles que horaire-maître, consolidation des commandes de cours et négociation des groupes-cours; compile et vérifie le choix de cours des professeures, professeurs et soumet à la personne désignée, pour fins, d'approbation la répartition finale des tâches d'enseignement; tient à jour, vérifie et corrige la comptabilisation des tâches professorales selon les dispositions de la convention collective; collabore à la mise à jour de la banque de cours;
• Ventile, gère et contrôle, à l'aide d'un système informatisé, les dépenses associées à divers budgets tels que budget de fonctionnement et budget d'infrastructure; vérifie les rapports émis par les services financiers, prépare les modifications budgétaires et les achemine à l'unité administrative concernée;
• Effectue diverses tâches relatives au processus d'évaluation des enseignements et à l'organisation de réunions ou d'activités du programme auquel elle est associée telles que convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude des dossiers par les instances concernées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les procès-verbaux et assure le suivi;
• Prépare différents dossiers ou recueille les informations nécessaires à la préparation, à l'étude ou à la mise à jour de différents documents tels que budget d'investissement, d'auxiliaire d'enseignement, évaluation de programme, brochure départementale, demande de reconnaissance des exigences de qualification d'enseignement et dossier d'habilitation des professeures, professeurs et les soumet à la personne désignée aux fins d'approbation; tient à jour et compile des statistiques portant notamment sur les inscriptions;
• Coordonne et prépare les affichages des charges de cours; à cet effet, reçoit les candidatures, effectue les vérifications telles le pointage et les exigences de qualification d'enseignement; attribue les cours selon les dispositions de la convention collective et prépare les contrats; transmet les dossiers aux fins d'approbation et en assure le suivi;
• Rencontre le nouveau personnel enseignant et le conseille dans la résolution de problèmes d'ordre administratif portant notamment sur le fonctionnement du département, le budget lui étant alloué et les restrictions s'y rattachant;
• Prépare les dossiers tels que demande de reconnaissance de qualification d'enseignement, évaluation des professeures, professeurs, congé sabbatique et perfectionnement, fait le suivi pertinent auprès des instances concernées;
• Tient l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant; ouvre, trie et distribue le courrier; rédige la correspondance, la soumet à la personne désignée aux fins de signature et signe celle d'ordre courant;
• Recueille les besoins du personnel enseignant en termes d'équipement, de locaux, de matériel didactique et de fourniture; planifie et coordonne les opérations associées aux demandes de locaux et d'espaces de travail, au déménagement, à l'acquisition et à l'installation d'équipement, de matériels et de fournitures; fournit le support logistique nécessaire; tient à jour les inventaires et assure le lien avec l'unité administrative;
• Collabore à l'élaboration et à la rédaction des procédures et des outils de gestion reliées aux activités de son unité et voit à leur application;
• Remplit différents formulaires administratifs reliés à divers aspects tels que achat, entretien et réparation de matériel et d'équipement, embauche de conférencières, conférenciers, de contractuelles, contractuels, demande de paiement et assure le suivi auprès des unités administratives concernées;
  
  

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.